Як правильно написати і відповісти на повідомлення: правила, зразок

А якщо ваше повідомлення буде складено невірно, або ж просто безграмотно, то отримав його людина може не відреагувати на повідомлення належним чином. Давайте вчитися писати цей важливий документ.

Як правильно написати повідомлення?

• Будь-який документ підпадає під певну класифікацію в діловодстві, а лист-повідомлення ми можемо сміливо віднести до розряду інформаційних послань.
• Інформаційний лист відрізняється від звичайного тим, що містить яку-небудь інформацію виключно офіційного властивості. Завдяки цьому, інформаційні повідомлення широко застосовуються на практиці різноманітними службами та підприємствами всіх форм власності.
• Якщо людина або організація збирається повідомити про що-небудь адресата (про укладення або розірвання договору, підключенні або відключенні послуги, звільнення працівника тощо), то достатньо написати повідомлення, яке можна розглядати як повноцінний документ.

Хоча інформаційні послання і дозволяється складати у довільній формі, все ж існують деякі загальноприйняті догми, відступати від яких у діловодстві не рекомендується.

Як правильно написати повідомлення:

1. Такий лист складається на фірмовому бланку (якщо він, звичайно ж, є у відправника).
2. На фірмовому бланку (або у вихідних даних) вказується основна контактна інформація про відправника (повна назва або ім’я, банківські реквізити, контакти – фізичні та електронні тощо).
3. Як і будь-який офіційний документ, інформаційне послання реєструється і йому присвоюється вихідний номер із зазначенням дати відправлення.
4. Його бажано озаглавити, коротко передавши суть всього листа.
5. При необхідності до основного листа докладають доповнення для поглиблених роз’яснень.
6. Складений лист підписує керівник, а нижче звичайно мають у своєму розпорядженні інформацію про те, що ж, власне, дане послання підготував із зазначенням контактів автора.

• Листи-попередження, які ми, власне, і будемо вчитися писати, годяться для повідомлення адресата про будь-який факт або подію.
• Головна відмінність від інших різновидів інформаційних листів полягає в обов’язковій наявності заголовка «Повідомлення». Крім того, «тіло» листи умовно поділяється на два блоки: спочатку прописується причина, яка спонукала автора на його написання, а потім викладаються висновки і пропозиції.
• Дуже часто повідомлення супроводжується доповненнями, які ретельно перераховуються із зазначенням додаються примірників і кількості сторінок у них в кінці документа під терміном «Додатки». Прикладом таких додатків можуть бути наступні документи: «Додаток: наказ № 2 від 03.07.2019 р. «Про надання чергової оплачуваної відпустки водієві Петрову В. К.» на 1 л., 1 екз.».
• Як і будь-інформаційний лист, повідомлення підписується керівником, а нижче, у лівому кутку, прописується укладач документа і його контакти.

Як написати повідомлення про розірвання договору?

• «Тіло» повідомлення, або іншими словами – його основний текст, як ви, напевно, вже здогадалися, в кожному конкретному випадку буде істотно відрізнятися.
• Написавши про заборгованості, при зверненні до боржника, або не занадто дисциплінованому адресату слід убезпечити себе і скласти повідомлення про розірвання договору в двох примірниках, отримавши на одному з них помітку про одержання (бажано, особисто в руки керівнику або у відповідний відділ). Ще один варіант – послати його рекомендованим листом з повідомленням через поштовий сервіс, продублювавши в електронному вигляді.
• Хорошим додатком до повідомлення про заборгованість буде акт звірки, а почати слід з фрази: «Повідомляємо Вас, що станом на таке-то число у підприємства виникла заборгованість в сумі…».
• У другому блоці повідомлення ви можете вказати терміни, протягом яких адресат може виправити ситуацію «без втрат» (наприклад, без застосування штрафних санкцій, якщо це можливо) або з мінімальними витратами. Крім того, непогано вказати можливі негативні наслідки, які можуть настати для боржника у результаті ігнорування даних вимог.
• І головне, не забудьте в самому початку повідомлення послатися на документ, яким ви керуєтесь. Наприклад, номером і датою договору, наказу і так далі.

Якщо розібрати дані поради на конкретному прикладі, то отримаємо такий варіант:

Повідомлення

про розірвання договору в односторонньому порядку

Адреса одержувача: РФ, р. Саратов, вул. Леніна, 44/1

ПІБ та посада адресата: комерційному директору ТОВ «ПРОМІНЬ-2» Іванову В. І.

ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11

р/р: 2222222222222222 у Державному банку Росії

МФО: 333333, ІПН: 44444444444444444

• Повідомляємо Вас, що 5 травня 2018 року між ТОВ «СВІТ» та ТЗОВ «ПРОМІНЬ-2» був укладений договір про виконання будівельних робіт за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5 (далі – Договір).
• Згідно з п. 10 Договору наше підприємство має право в односторонньому порядку розірвати Договір, якщо Ваша організація порушує п. 15 Договору.
• Згідно з п. 5 Договору Ваша організація зобов’язалася виконати будівельні роботи за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5 до 25 червня 2018 року, однак своїх зобов’язань не виконала, порушивши умови Договору.
• Даним листом повідомляємо Вас про те, що Договір про виконання будівельних робіт за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5 від 5 травня 2018 року на підставі п. 3 ст. 450 ГК РФ і п. 10 Договору вважається розірваним з моменту одержання цього повідомлення.
• Вимагаємо до 30 червня 2018 року повернути грошові кошти в сумі 10 тисяч рублів, видані в якості авансу на проведення будівельних робіт.

Підпис керівника ТОВ «СВІТ»

Печатка підприємства

Як написати повідомлення про скорочення, повідомлення про звільнення?

• Якщо ви зібралися повідомити працівника про скорочення або звільнення, то обов’язково ознайомте його з листом під особистий розпис. У разі відмови знайдіть двох свідків, які поставлять під відповідним актом свій підпис.
• Не забудьте правильно прописати причину, з якої працівник підлягає звільненню: «Повідомляємо Вам, що трудовий договір від такого-то числа номер такий-то розривається на підставі статті такої-то Трудового Кодексу РФ з причини такої-то…».

Повідомлення про скорочення:

Як написати повідомлення про будівництво?

• У разі запланованої перебудови будь-якого приміщення або будівлі нового, обов’язково потрібно скласти повідомлення про будівництві – саме на його підставі і буде прийматися рішення про те, чи підлягають дані роботи реалізації підприємством без відповідної ліцензії.
• Хоча воно традиційно пишеться у довільній формі, але автор повинен вказати перелік передбачуваних робіт, адресу керованого приміщення, прикласти документи, що підтверджують право власності на будівлю тощо.

Написати повідомлення про продаж частки квартири

• Якщо ви живете в комунальній квартирі або займаєте частина будинку, то при продажу своєї частки ви зобов’язані написати повідомлення про продаж частки квартири, так як вони мають першочергове право на покупку вашої нерухомості.
• Наприклад, ви вирішили виставити на продаж кімнату в малосімейці, тоді ви повинні заручитися нотаріальним відмовою від покупки від усіх сусідів, офіційно наявних, або направити їм послання (через пошту — рекомендованими листами з повідомленнями про вручення та описом теми листів), що на практиці виходить довше і проблематичніше, але зате в рази дешевше.

Як правильно написати повідомлення працівникам?

• Якщо ви плануєте відправити співробітника в черговий оплачувана відпустка (згідно ст. 122 ТК РФ), то на підставі складеного графіка відпусток ви повинні заздалегідь написати повідомлення про це.
• Стаття 123 ТК РФ свідчить, що підприємство зобов’язане повідомити працівника про майбутню відпустку за два тижні до його початку (якщо, звичайно ж, ця відпустка надається згідно з графіком, а не переноситься за письмовою заявою самого працівника). Невиконання даної законодавчої норми карається штрафом, розмір якого зазначений у п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Сам бланк повідомлення про початок чергового оплачуваної відпустки кожне підприємство розробляємо самостійно, однак основні позиції в ньому обов’язково повинні бути присутніми: реквізити підприємства; дата, номер і назва документа; ПІБ та посада співробітника, що відправляється у відпустку; кількість днів, які людина пробуде у відпустці; дати початку і кінця відпочинку; підписи керівника підприємства і працівника, що збирається у відпустку.

• Якщо умови трудового договору за якихось причин міняються, то вони обов’язково відображаються в контракті, та оповіщають працівник, за допомогою спеціального повідомлення.
• Умови трудового договору можуть змінюватися за ряду причин: зміна технології виробництва, реорганізації підприємства і так далі. І якщо такі зміни спричиняють зміни в умовах праці співробітника (місце та години його роботи, особливості службових обов’язків тощо), то, згідно ч. 1. статті 74 ТК РФ, працівника слід про це повідомити письмово під розпис (можливий варіант надсилання її поштою рекомендованим листом з повідомленням).

Зверніть увагу: таке повідомлення співробітник повинен отримати не пізніше, ніж за два місяці до істотних змін умов його праці.

• Даний вид повідомлень складається кожним підприємством індивідуально, але в ньому обов’язково повинна міститися наступна інформація: опис змін, які планується ввести в умови праці працівника, час та причини їх введення, пропозиція перейти на інше місце роботи (при наявності вакансій).
• Якщо співробітник приймає нові умови праці, укладає з підприємством додаткову угоду, якщо немає – підлягає звільненню.

Як правильно відповісти на лист-повідомлення?

• Адресат, якому написали лист-повідомлення, інколи зобов’язаний дати на нього відповідь, якщо це, звичайно, потрібно по контексту.
• Як правильно відповісти на лист-повідомлення? У такому разі слід послатися на отримане повідомлення, вказавши його назву, дату отримання та вихідний номер, прописати свої контакти і реквізити одержувача.
• Зручно починати такі відповіді з фраз: «У відповідь на Ваше повідомлення повідомляємо Вам…», «Спасибі за Ваше звернення…» і так далі.
• Плануючи відмовити уведомителю, гарненько продумайте і сформулюйте причини відмови.
• І пам’ятайте, будь-яке повідомлення ви не писали, гарненько перевірте грамотність його складання. Адже документ з граматичними помилками ніхто всерйоз не сприйматиме.

Відео: Повідомлення про початок відпустки

<